Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 

Die Hansestadt Lüneburg erhebt und verarbeitet zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben personenbezogene Daten. Wir informieren Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) über den Umgang mit den bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.  
Selbstverständlich können Sie sich gerne bei Fragen an uns oder die Datenschutzbeauftragte der Hansestadt Lüneburg wenden. 

Verantwortliche:r 

Verantwortlich für die rechtmäßige Verarbeitung der Daten ist die

Hansestadt Lüneburg
Am Ochsenmarkt 1 
21335 Lüneburg 
Telefon: 04131 309-0
E-Mail: stadt@stadt.lueneburg.de

Verantwortliche: Claudia Kalisch   
Verantwortliche Organisationseinheit: 01-3 Pressestelle

Datenschutzbeauftragte der Hansestadt Lüneburg

Silke Röding   
Auf dem Michaeliskloster 4
21335 Lüneburg 
Telefon: 04131 26-1756
E-Mail: datenschutz@landkreis-lueneburg.de

Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage

Der Chatbot dient dazu, Bürgerinnen und Bürgern allgemeine Fragen zu Dienstleistungen der Hansestadt Lüneburg zu beantworten und entsprechende allgemein zugängliche Information zur Verfügung zu stellen. Eine persönliche, auf die anfragende Person zugeschnittene Beratung ist nicht vorgesehen. Der Chatbot ist ein virtueller Assistent, der darauf ausgelegt ist, mit Nutzenden zu kommunizieren. Der Chatbot kommuniziert über geschriebene Texte in einem Chat-Fenster. Die Grundlage hinter dem Bot ist ein System, das seine Antworten zum einen über eine hinterlegte Wissensdatenbank und zum anderen über Künstliche Intelligenz generiert.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), in Verbindung mit § 3 NDSG in Verbindung mit §2, 4, 5 NKomVG Art. 6 Abs. 1 lit. a und b.

Datensicherheit

Der Chatbot kann sicher durch die verschlüsselte Hypertext Transfer Protocol Secure Verbindung (HTTPS) genutzt werden. Durch alle notwendigen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen entsprechend dem aktuellen Stand der Technik ist sichergestellt, dass personenbezogene Daten vor unzulässigen Dateneingriffen, wie beispielsweise durch den Zugriff von unberechtigten Dritten, geschützt werden.

Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit mit einem KI-basierten Chatbot, ITeBOT, zu kommunizieren. Dazu nutzen wir eine technische Schnittstelle (API) eines Auftragsverarbeiters. Die Nutzung von ITeBOT erfolgt im Interesse einer ansprechenden Präsentation unserer Online-Angebote, zum Vermitteln von Informationen im Chatformat und zur Kommunikation mit dem Anbieter dieser Seite, der ITEBO Unternehmensgruppe.

Zur Nutzung dieser Funktionen ist es notwendig, bestimmte technische Merkmale, wie z. B. Ihre IP-Adresse (bei Nutzung des Webchats) zu verarbeiten. Diese Informationen werden durch die viind GmbH als Verantwortliche verarbeitet.

Mehr Informationen hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung der viind GmbH: https://www.viind.com/datenschutz-sdp

Dabei werden bei Nutzung von ITeBOT die im Rahmen der Kommunikation durch Sie freiwillig eingegebenen Angaben an einen Auftragsverarbeiter übermittelt. 
Zudem werden folgende Daten erhoben:

• IP-Adresse des aufrufenden Rechners
• Datum und Uhrzeit
• Zufällig generierte Nutzer-ID

Dauer der Datenspeicherung / Löschung der Daten

Die über den Chatbot gesendeten Nachrichten werden sechs Monate gespeichert und anschließend gelöscht. Technische Merkmale der Nutzenden wie beispielsweise die IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Eingaben sowie die generierte Nutzenden-ID werden nach dem Abschluss des Chats gelöscht.  

Die sonstigen, im Rahmen der mit ITeBOT erfolgten Kommunikation, erhobenen personenbezogenen Daten werden ebenfalls gelöscht, wenn sie für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich sind, bzw. wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.

Mit welchen Auftragsverarbeitern arbeiten wir zusammen?

Anbieter der Chatbot-Lösung ist die Firma Viind GmbH, www.viind.com, mit der die Hansestadt Lüneburg einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen hat. Die Viind GmbH bedient sich bei der Auftragserfüllung wiederum folgender Sub-Auftragsverarbeiter: 

Sofern Sie unsere Dienste in einer anderen Sprache als Deutsch nutzen, nutzt die Viind GmbH den Dienst Deepl SE, Maarweg 165, 50825Köln. Dieser Dienstleister stellt im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung automatisierte Übersetzungsdienste zur Verfügung. 

Werden Daten an Dritte übermittelt?

Die Daten stehen neben den oben genannten Auftragsverarbeitern ausschließlich unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung. Eine Datenweitergabe abseits der genannten Verarbeitungszwecke erfolgt nur, wenn dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Weitere Rechte

Bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten haben Sie ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung 

(Art. 18 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), sofern die entsprechenden Voraussetzungen nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hierfür gegeben sind. 

Automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO

Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung bei Einzelentscheidungen werden nicht eingesetzt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Soweit Sie sich durch die Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihren Rechten verletzt fühlen, können Sie sich an die Niedersächsische Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, Landesbeauftragter für den Datenschutz Niedersachen in Hannover, wenden und dort ein Beschwerderecht geltend machen.